Aloitetaan sillä, minkä kaikki ovat jo huomanneet: suuri osa asiantuntijatyöstä on nykyään verkostomaista, eli työhön osallistuu asiantuntijoita useasta eri organisaatiosta. Kun verkosto kokoontuu, niin koolla on siis paljon osaamista ja asiat edistyvät. Hieno juttu! Vai onko asia ihan näin yksinkertaista?

Verkostoja on moneen lähtöön. Verkostoissa jaetaan tietoa, kehitetään asioita, toteutetaan toimenpiteitä, viestitään ja markkinoidaan sekä tehdään alueellista yhteistyötä.

Itselleni tutuin teema verkostoyhteistyöstä on korkeakoulukaupunkien houkuttelevuuteen, opiskelijaystävällisyyteen ja pitovoimaan liittyvä yhteistyö. Työhön osallistuu suuri määrä sidosryhmiä eri organisaatioista, eli on siis hyvin tyypillistä verkostotyötä. Tässä teemassa olemme auttaneet lukuisia eri kaupunkeja vahvistamaan yhteistyötään.  

Yrittäjän urallani olen huomannut, että verkostotyössä on valtavasti potentiaalia, jota ei kuitenkaan valitettavasti saada aina parhaalla tavalla käyttöön. Yleisin syy on se, että kaikilla on kiire. Ongelmaan on kuitenkin yksinkertainen lääke: verkostotyö vaatii henkilön tai valmisteluryhmän, jolla on riittävästi työaikaa ylläpitää kokonaiskuvaa ja valmistella tapaamisia ja toimenpiteitä.  

Viisi syytä, miksi verkostotyö vaatii valmistelijan

Halusin kirjoittaa tämän tekstin, jotta valmistelun merkitys ymmärrettäisiin paremmin verkostotyössä. Tässä viisi näkökulmaa valmistelutyön tuottamasta arvosta:

1. Oikeat ihmiset, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan

Verkostotyössä tarvitaan ihmisiä, joilla on valtaa tehdä päätöksiä, ymmärrystä asiasta ja halua sitoutua yhteistyöhön. Ilman näitä ominaisuuksia verkosto jää helposti keskustelukerhoksi, jossa puhutaan paljon mutta saadaan aikaan vähän.

Valmistelijan tehtävä on huolehtia, että kokouskutsut verkoston tapaamisiin lähtevät hyvissä ajoin, ja että asialistat sekä materiaalit ovat laadukkaat. Tämä ei tarkoita pelkästään kalenterikutsujen ja tiedostojen lähettämistä, vaan myös sitä, että kutsussa kerrotaan selkeästi, miksi tapaaminen on tärkeä ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Hyvä valmistelija osaa muotoilla agendan niin, että se herättää osallistujissa kiinnostusta ja saa heidät valmistautumaan etukäteen. Kun ihmiset saapuvat paikalle tietoisina omasta roolistaan ja odotuksista, tapaaminen käynnistyy sujuvammin ja keskustelu pysyy paremmin tavoitteissa.

2. Sälä pois, projektit tilalle

Verkostotyö hukkuu helposti loputtomaan sähköpostiketjujen, sekavien muistiinpanojen ja hajanaisten ideoiden suohon. Valmistelija pitää huolen, että palaverit ovat tehokkaita ja asioita viedään eteenpäin konkreettisten projektien kautta — ei vain "pitäisi tehdä jotain" -tyyppisillä toiveilla. Hyvä valmistelija tunnistaa, mitkä asiat edistävät verkoston tavoitteita ja mitkä joutavat säläosastolle. Lopputuloksena syntyy fokus ja selkeä suunnitelma, jonka jokainen verkoston jäsen ymmärtää.

3. Yhteinen tilannekuva

Ilman jaettua ymmärrystä nykytilanteesta verkosto soutaa eri suuntiin. Valmistelijan tehtävä on varmistaa, että verkoston jäsenet tietävät, missä nyt ollaan ja mihin ollaan menossa. Käytännössä valmistelija kokoaa taustatietoja ja laatii materiaaleja, keskustelee sidosryhmien kanssa ja laatii pohjaehdotuksia päätöksenteon tueksi. Hyvän valmistelun optimitilanne on se, että kun osallistujat saapuvat tapaamiseen, heillä on jo pohjatietoina yhteinen käsitys haasteista ja mahdollisuuksista — aikaa ei tuhlaannu perusteiden kertaamiseen.

4. Viestintä pitää verkoston elossa

Verkosto lahoaa kasaan, jos tieto ei kulje. Valmistelijan rooliin kuuluu varmistaa, että kaikki tietävät, mitä on sovittu, mitä tapahtuu seuraavaksi ja miten kunkin toimijan oma panos vaikuttaa kokonaisuuteen. Hyvä valmistelija panostaa viestintään ja vuoropuheluun erityisesti tapaamisten välillä: hän tarjoaa tukeaan verkoston jäsenille ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät suunnitelmien mukaisesti.

5. Tulokset näkyviin — onnistumiset motivoivat

Verkostotyön käynnistyessä toimijat puhkuvat intoa, mutta jos tuloksia ei pian synny, voi into helposti lopahtaa. Valmistelijan tärkeä tehtävä on varmistaa, että onnistumiset tunnistetaan ja tehdään näkyviksi sekä verkoston sisällä että ulospäin. Valmistelija voi pyytää verkoston jäseniä nostamaan esiin onnistumisia, mutta lähtökohtaisesti valmistelijalla itselläänkin on hyvä kokonaiskuva verkoston toiminnasta ja siitä syntyvistä tuloksista.

Tulosten esiin nostaminen konkretisoi verkostolle, miksi yhteistyötä tehdään. Onnistunut viestintä yhteistyöstä myös vahvistaa verkoston uskottavuutta ja voi houkutella mukaan uusia kumppaneita.

Milloin verkostotyö vaatii vahvempaa valmistelua?

Valmistelija voi toimia verkoston sisällä, mutta valmistelutyötä voi myös ulkoistaa. Me Männikkömetsän väki olemme toimineet valmistelijana usean verkoston toiminnassa, joten jos aihe kuulostaa kiinnostavalta, vaihdamme mielellämme ajatuksia aiheesta.  

Lopuksi viiden kysymyksen pikavisa kaikille verkostotyöhön osallistuville, jotka pohtivat sitä, miten verkostotyöstä saisi vaikuttavampaa. Jos vastaat “kyllä” kahteen tai useampaan kysymykseen, niin suosittelen nostamaan asian esille verkoston tapaamisessa. Myös itse sparrailen aiheesta mielelläni.

1. Onko verkostosi jäsenillä niin kiire, että valmistelu jää puutteelliseksi?
   

2. Onko toiminnassa selkeä tavoite, jota kohti koko verkosto työskentelee?
   

3. Tuovatko verkoston tapaamiset tai verkostona tehdyt toimenpiteet lisäarvoa?
   

4. Syntyykö verkoston toiminnasta jotain sellaista, mitä yksittäiset toimijat eivät saisi aikaan yksin?
   

5. Onko verkostossasi selkeästi määritelty, kuka vastaa mistäkin tehtävästä ja toimenpiteistä?

Aapeli on luonut toimintasuunnitelmia ja toiminut valmistelijana usealle eri verkostolle. Parasta verkostotyössä on se, kun verkosto saa yhdessä aikaiseksi jotain enemmän, kuin mitä kukin organisaatio olisi voinut saada aikaan yksin. Laita Aapelille viestiä, jos haluat sparrailla verkostomaisen työn käynnistämisestä tai kehittämisestä.

‍