Opiskelijat ovat korkeakoulujen tärkeimpiä sidosryhmiä. Kuitenkin kun korkeakoulujen palveluita kehitetään, on opiskelijoiden kuulemisessa usein liian kiire tai asia koetaan turhan vaikeaksi. Tässä tekstissä pohdin, miten osallistamista voi tehdä ja mitä konkreettista hyötyä siitä on.

Osallistaminen ei ole monimutkaista, eikä sitä sellaiseksi kannata mieltää. Yksinkertaisuudessaan osallistaminen tarkoittaa sitä, että opiskelijoiden näkemyksiä kuullaan parhaaksi katsotulla tavalla, ja että heidät otetaan mukaan palveluiden ja toimintamallien kehittämiseen.

Suurin osallistamisen hyöty on, että sen avulla korkeakoulut saavat uusia näkökulmia palveluidensa kehittämiseen, jolloin ne aidosti vastaavat opiskelijoiden tarpeita. Jos tämä hyöty kuulostaa toistaiseksi kädenlämpöiseltä, suosittelen jatkamaan tekstin lukemista. 

Yksi opiskelijaedustaja työryhmässä ei ole aitoa osallistamista

Tunnettuja osallistamisen mahdollisuuksia on kerätä näkemyksiä opiskelijoilta esimerkiksi kyselyiden, työpajojen, haastatteluiden ja erilaisten työryhmien kautta. Keinoja on runsain määrin, ja luonnollisesti ne on tärkeää valita tarkoituksenmukaisesti. Kun opiskelijoiden näkemyksiä kerätään strategiatyöhön, on järkevää ottaa koko arsenaali käyttöön. Pienemmissä projekteissa riittää vähempikin.

Tärkeimpiä huomioitavia asioita osallistamisessa on varmistaa, että näkemyksiä kerätään aidosti moninaiselta joukolta. Kuten tiedämme, opiskelijat eivät ole yhtenäinen joukko suomenkielisiä nuoria aikuisia, jotka suorittavat ensimmäistä tutkintoaan. Tämä on tärkeää muistaa palveluita kehittäessä.

Olipa osallistamisen metodina sitten kysely, työpaja tai mikä muu, opiskelijoiden moninaisuus tulee huomioida. Seuraavassa kappaleessa pari yksinkertaista esimerkkiä aiheesta.

Jos korkeakoulu kerää palautetta kv-palveluiden kehittämiseksi, mutta kehittämisryhmässä ei ole yhtään EU- ja ETA-maiden ulkopuolelta tulevaa opiskelijaa, miten käy palveluiden kehittämiselle? Puolestaan jos kehittämisen kohteena on yrittäjyyspalvelut, mutta työssä kuullaan vain kaupallisten- ja IT-alojen opiskelijoita, yrittäjyyspalvelut eivät varmasti onnistu vastaamaan koko yhteisön tarpeisiin. Suuri osa potentiaalisista käyttäjistä jää kuulematta.

‍

Osallistamiseen ei ole aikaa ja opiskelijoita on vaikea tavoittaa

Itse olen havainnut, että vaikka osallistaminen yleensä koetaan hyödylliseksi, käytännössä opiskelijoiden aito kuuleminen jää turhan usein tekemättä tai se tehdään puutteellisesti. Yleisimpiä syitä tähän ovat:
‍

Kiire ja resurssien puute esteenä. Opiskelijoita ei yksinkertaisesti ehditä osallistamaan tai osallistamiseen ei ole varattu riittävästi resursseja.

Opiskelijoiden tavoittaminen koetaan vaikeaksi. Nähdään, että opiskelijoita on vaikea saada kiinni ja innostumaan palveluiden kehittämisestä. Usein tähän haasteeseen liittyy se, että kehittäjä ei tiedä, missä kanavissa opiskelijat toimivat tai millainen sisältö heidät tavoittaisi.

Opiskelijoiden näkemysten kiteyttäminen takkuaa. Uskotaan,  että opiskelijoiden antamat kehitysehdotukset ovat jollain tapaa epärelevantteja ja siten eivät hyödyllisiä kehitystyössä. Tähän voi liittyä myös se, että kehittäjällä itsellään on vaikea supistaa laaja-alaista kehitysprojektia opiskelijoiden hahmotettavaksi ja kommentoitavaksi.

Kehittämisasioista on vaikea keskustella. Usein osallistamisprojekteissa tulee tilanteita, joista organisaation sisällä on vaikea keskustella. Esimerkiksi työpajoissa ulkopuolinen fasilitaattori voi tehdä keskustelun dynamiikasta paremman, ja asioista pystytään keskustelemaan avoimesti.

‍

Osallistamalla laadukkaat, opiskelijan tarpeisiin vastaavat palvelut

Aivan lopuksi hieman konkretiaa osallistamisesta. Miksi se kannattaa, tai mitä tapahtuu, kun osallistaminen jää puutteelliseksi?

Kun opiskelijat otetaan mukaan palveluiden kehittämiseen alusta saakka, saadaan opiskelijoiden näkemykset ja tarpeet huomioitua kehittämistyössä. On tärkeää ymmärtää, että opiskelijoiden näkökulmaa ei voi antaa kukaan muu kuin opiskelijat itse. Vuosikausia palvelun parissa toiminut henkilö näkee kehityskohteet täysin eri tavoin kuin palvelun kohderyhmään kuuluva opiskelija.

Toinen näkökulma osallistumisen tärkeyteen liittyy resursseihin. Korkeakoulu säästää rahaa ja työaikaa, kun osallistamalla opiskelijoita palvelut saadaan kerralla luotua hyviksi ja kohderyhmälähtöisiksi. Kun palvelut toimivat, opiskelijat myös hyödyntävät niitä, mikä luonnollisesti heijastuu esimerkiksi hyvinvointiin, opintojen suorittamiseen ja valmistumisaikatauluun. Lisäksi usein sidosryhmiä kuulemalla paljastuu innovatiivisia käytänteitä ja toimintatapoja, joiden avulla toimintaa voidaan kehittää hyvinkin kustannustehokkaasti.

Kolmas ja viimeinen näkökulma liittyy johtamiseen ja muutosjohtamiseen. Sidosryhmien osallistaminen on erinomainen keino vähentää uudistuksissa usein syntyvää muutosvastarintaa. Erityisesti uudet tietojärjestelmät ovat omiaan herättämään muutosvastarintaa opiskelijoiden ja muiden sidosryhmien parissa. Liekö yhteensattumaa, että usein näissä projekteissa myös opiskelijoiden osallistaminen jää ohueksi?

‍

Mikä on hyvä kyselyn vastausprosentti? Miten opiskelijat tavoittaa? Kuinka laajasti opiskelijoita tulisi osallistaa? Näiden ja kaikkien muiden opiskelijoiden osallistamiseen liittyvissä kysymyksissä autan mielelläni. Laita viestiä, sovitaan etäkahvit ja pureudutaan ongelmaan yhdessä.

‍