“Työpajoja ei voi järjestää etänä, me halutaan kaikki paikalle.” Tämän virren olen kuullut vuosien aikana monessa eri muodossa. Ajatus on sinänsä ymmärrettävä, sillä hybidityöpajojen järjestäminen on eri tavalla vaativaa kuin perinteisten työpajojen. Hybridityöpajassa liikkuvien osien määrä moninkertaistuu.

Hybridityöpajalla tarkoitan työpajaa – tai workshopia, kuten jotkut asiaa kutsuvat –, jossa osallistujat ovat paikalla osin verkkovälitteisesti ja osin samassa fyysisessä tilassa. Alla olevat vinkit liittyvät erityisesti ideointi- ja kehittämistyöpajoihin, joissa osallistujat luovat yhdessä jotain uutta tai kehittävät olemassa olevaa toimintaa taikka palvelua.

Monessa mielessä hybridityöpajojen suunnittelu ja fasilitointi kulkee samaa rataa perinteisten työpajojen kanssa. Ota siis nämä viisi vinkkiä haltuusi ennen kuin jatkat pidemmälle.

Miksi hybridityöpaja?

Itse uskon, että hybridityöpajoihin kohdistuva epäluulo ja vastustus juontaa juurensa siihen, että hybridityöpajojen hyötyjä ei ole vielä täysin ymmärretty.

Joustavuus ja osallistumisen helppous | Työpajaan on helpompi saada osallistujat paikalle, kun osallistua voi mistä tahansa. Nykypäivän työelämässä on valtavasti tilanteita, joissa hybridi on kuningas: joku tiimistä työskentelee ulkomailta, jonkun lapsi on kipeänä kotona ja jollakulla aikataulu ei mahdollista siirtymiä. Työpajaa suunnittelevan kannattaakin kysyä itseltään, mitä työpajasta jää puuttumaan, jos osa avainhenkilöistä ei pääse lainkaan paikalle?

Säästöt ja ympäristöystävällisyys | Jos mietit edellistä työpajaa johon osallistuit, kuinka paljon aikaa osallistujat käyttivät yhteensä päästäkseen paikalle ja takaisin kotiinsa? Lisää tähän mahdolliset matka- ja majoituskulut, niin työpajan hinta alkaa konkretisoitua. Hybridityöpaja säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä erityisesti, jos kyseessä on monipaikkainen tai kansainvälinen organisaatio.

Matalampi kynnys | Moni osallistuja valitsee mieluummin osallistua työpajaan etänä, sillä perinteisissä työpajoissa he saattavat tuntea olonsa epävarmaksi. Etäosallistuminen voi siis madaltaa osallistumiskynnystä ja saada tietyn joukon jopa vahvemmin sitoutettua mukaan työpajatyöskentelyyn.

Lisäksi jos työpajan tavoitteena on kerätä osallistujilta tietoa ja ideoita jonkin palvelun tai toiminnan kehittämiseen, on hybridi varteenotettava vaihtoehto. Näin osallistujia saadaan helposti runsain määrin paikalle ja tietoa kehitystyön tueksi saadaan monipuolisesti.

Kolme tärkeintä vinkkiä hybridityöpajan fasilitointiin

Kuten alussa mainitsin, valtaosa perinteisen työpajan fasilitoinnin perusperiaatteista toimii myös hybridityöpajoissa. Kuitenkin kahden ryhmän – fyysisesti paikan päällä olevan sekä etäryhmän – fasilitointi vaatii muutamia erityishuomioita.

Rakenna yhteistä todellisuutta | Hybridityöpajassa fasilitaattorille kaikkein tärkeintä on muistaa, että hän fasilitoi vain yhtä työpajaa, ei useampaa. Sekä lähi- että etäosallistujien tulee tuntea olevansa yhteisen asian äärellä samassa työpajassa. Hyvä fasilitaattori hyödyntääkin tässä koko keinovalikoimaa: hän huomioi molemmat ryhmät alustuksissa ja koonneissa sekä hyödyntää kummallekin ryhmälle sopivia fasilitoinnin menetelmiä. Käytännön esimerkkinä mainittakoot, että perinteiset post-it laput eivät toimi hybridityöpajassa, sillä etäosallistujat eivät näe paikalla olevien lappuja eivätkä pysty kirjoittamaan omiaan. Fasilitaattorin tulee hyödyntää menetelmää, jossa molemmat ryhmät pystyvät reaaliajassa seuraamaan yhteisen keskustelun tuotoksia.

Etäosallistujille oma fasilitaattori | Meillä Männikkömetsässä työpajat hoidetaan yleensä kahden-kolmen hengen voimin. Yksi fasilitaattoreistamme osallistuu työpajaan etänä ja toimii etäryhmien fasilitaattorina. Tämä on ollut erinomainen ratkaisu, koska näin fasilitaattorimme toimii tasavertaisessa asemassa muiden etäosallistujien kanssa. Hän varmistaa, että etäosallistujien työpajakokemus vastaa suunniteltua: diat näkyvät, ääni kuuluu ja tekniikka toimii.

Testaa tekniikka | Varmista ennen työpajaa, että kuva näkyy, ääni kuuluu ja että muu tekniikka toimii halutulla tavalla. Ylimääräinen säätö työpajan alussa saa sekä fasilitaattorit että osallistujat hermostuneiksi, mikä taatusti vaikuttaa koko työpajan sujumiseen.

Milloin kannattaa luottaa perinteiseen?

On selvää, että monista hybridityöpajojen hyvistä puolista huolimatta myös perinteisillä työpajoilla on yhä paikkansa.  Mielestämme lähes kaikki työpajat on teoriassa mahdollista vetää hybridinä, mutta joissain tilanteissa on parempi kokoontua fyysisesti saman pöydän äärelle.

Yhteishengen luominen | Perinteiset työpajat ovat erinomainen alusta ryhmä- ja yhteishengen muodostumiselle. Esimerkiksi uuden projektin tai hankkeen alkaessa suosisin ehdottomasti perinteistä työpajaa, jotta toisilleen tuntemattomat ihmiset pääsevät tutustumaan keskenään.

Kohonnut konfliktien mahdollisuus | Hybridityöpaja on riski, jos käsiteltävä aihe on omiaan herättämään vahvasti eroavia näkemyksiä. Etäyhteyksin on vaikea tulkita toisten osallistujien ilmeitä, eleitä ja äänenpainoja, mikä johtaa väistämättä väärinymmärryksiin.

Strategisesti merkittävät päätökset | Organisaation toiminnan kannalta strategisten asioiden päätöksenteko kannattaa pitää perinteisissä työpajoissa. Perinteinen työpaja toimii parhaiten, jos työpajassa keskustellaan toiminnan painopisteistä, budjetista tai strategiasta. Myös näissä keskusteluissa nonverbaalisen viestinnän merkitys korostuu, minkä vuoksi hybridi ei ole paras valinta.

Oletko käynnistämässä projektia tai hanketta, jossa työpajan fasilitoinnista olisi hyötyä? Mietitkö, millainen työpaja aiheen tiimoilta kannattaisi järjestää? Entä mitä siinä tulisi saada konkreettisesti aikaan? Laita viestiä, niin vaihdan mielelläni ajatuksia aiheesta!